Vacature omschrijving
Structuur aanbrengen, acties bewaken en ervoor zorgen dat projecten niet blijven hangen tussen overleg en uitvoering. Voor een maatschappelijke organisatie binnen de zorg zoeken wij een Projectcoördinator / Projectondersteuner die tijdelijk ondersteuning biedt bij meerdere organisatiebrede verandertrajecten.
Dit is nadrukkelijk geen functie waarin je alleen agenda’s beheert en notulen maakt. Je krijgt een actieve rol in de coördinatie, uitwerking en voortgangsbewaking van verschillende projecten. Je zorgt dat informatie compleet is, afspraken worden opgevolgd en project- en programmamanagers kunnen sturen op basis van actuele informatie.
Een tijdelijke functie voor iemand die graag overzicht creëert, makkelijk schakelt met verschillende betrokkenen en energie krijgt van projecten die daadwerkelijk vooruitgaan.
Wat ga je doen als Projectcoördinator / Projectondersteuner?
Je ondersteunt verschillende organisatiebrede projecten op het gebied van bedrijfsvoering, digitale zorgprocessen, planning, kwaliteit en organisatieontwikkeling.
Je houdt je onder andere bezig met:
- Actueel houden en structureren van project- en maatregeldossiers;
- Bewaken van acties, afspraken, mijlpalen en deadlines;
- Verzamelen en structureren van informatie over voortgang, risico’s en afhankelijkheden;
- Opstellen en actualiseren van planningen en voortgangsoverzichten;
- Voorbereiden van projectoverleggen en verzamelen van benodigde stukken;
- Vastleggen en opvolgen van acties en besluiten;
- Signaleren wanneer informatie ontbreekt of acties dreigen te vertragen;
- Ondersteunen bij het beheren van projectbacklogs en verschillende werkstromen;
- Structureren en beheren van projectdocumentatie en leidende versies;
- Opstellen van concept-rapportages en besluitstukken;
- Ondersteunen bij communicatie-, implementatie- en overdrachtsactiviteiten;
- Afstemmen met projectmanagers, werkgroepen, leidinggevenden en andere betrokkenen.
Je neemt geen inhoudelijk eigenaarschap van projecten over en bepaalt niet zelfstandig de prioriteiten wanneer belangen botsen. Jouw kracht zit juist in organiseren, structureren, signaleren en zorgen dat afspraken daadwerkelijk worden opgevolgd.
Wat neem jij mee?
Voor deze opdracht zoeken we iemand die zelfstandig kan werken en snel overzicht krijgt wanneer meerdere onderwerpen tegelijkertijd lopen.
Dit wordt gevraagd
- HBO werk- en denkniveau;
- Ervaring met projectondersteuning, projectcoördinatie of een vergelijkbare functie;
- Ervaring met het beheren van planningen, acties en projectdocumentatie;
- Je kunt informatie uit verschillende bronnen terugbrengen tot een helder overzicht;
- Je werkt zorgvuldig, gestructureerd en proactief;
- Je durft collega’s op een prettige manier aan afspraken te herinneren;
- Je kunt hoofd- en bijzaken goed van elkaar onderscheiden;
- Je communiceert gemakkelijk met verschillende stakeholders;
- Je bent vaardig met Word, Excel, PowerPoint, Teams en SharePoint;
- Je vindt het prettig om regelmatig op locatie aanwezig te zijn.
Pré
- Ervaring binnen de zorg, welzijn of een andere complexe maatschappelijke organisatie;
- Ervaring met organisatiebrede verandertrajecten;
- Ervaring met projectomgevingen waarin meerdere werkgroepen en stakeholders tegelijkertijd actief zijn.
Je hoeft geen jarenlang ervaren projectmanager te zijn. Ook iemand die eerder projecten heeft ondersteund en aantoonbaar snel verantwoordelijkheid pakt, kan goed aansluiten. Belangrijk is dat je zelfstandig genoeg bent om de projectorganisatie daadwerkelijk werk uit handen te nemen.
Wat kun je verwachten?
Het betreft een tijdelijke opdracht waarin je direct wordt ingezet op meerdere lopende verandertrajecten.
Je kunt rekenen op:
- Een opdracht voor circa 28 uur per week;
- Circa 7 maanden;
- Een rol met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;
- Nauwe samenwerking met een senior programma-/projectmanager;
- Veel contact met verschillende onderdelen en niveaus binnen de organisatie;
- Een tijdelijke opdracht waarin je snel inhoudelijk betrokken raakt bij belangrijke organisatieontwikkelingen.
Werkomgeving
Je gaat aan de slag bij een maatschappelijke organisatie binnen de zorg die werkt aan verschillende organisatiebrede verbeter- en verandertrajecten. Daarbij lopen meerdere projecten tegelijkertijd, onder andere rondom bedrijfsvoering, digitale systemen, planning en roostering, kwaliteit en de verdere ontwikkeling van werkwijzen binnen de organisatie.
Je werkt in een omgeving waarin veel verschillende stakeholders betrokken zijn en waar goede projectstructuur belangrijk is. Je schakelt onder andere met project- en programmamanagers, leidinggevenden, werkgroepen en inhoudelijke specialisten.
De organisatie zoekt iemand die niet afwacht tot informatie vanzelf binnenkomt, maar zelf actief opvolgt wat nodig is om projecten in beweging te houden.
Werklocatie
De opdracht vindt plaats in de regio Gooi en Vechtstreek. Voor deze functie is regelmatige aanwezigheid op locatie belangrijk. De exacte verdeling tussen locatie en thuiswerken wordt afgestemd op de werkzaamheden en projectagenda.
De regio is onder andere goed bereikbaar vanuit Almere, Utrecht, Hilversum, Amersfoort, Baarn, Huizen, Bussum en Naarden.
Reageren via LN Staffing
Past deze tijdelijke opdracht bij jouw ervaring in projectondersteuning of projectcoördinatie? Dan maken wij graag kennis met je. Bel, app of mail met Viresh Totasingh voor meer informatie of reageer direct via de sollicitatieknop. Wij nemen snel contact met je op om jouw ervaring, beschikbaarheid en de mogelijkheden voor deze opdracht te bespreken.